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Digital Procurement e nuove tecnologie per creare innovazione



Lo scenario del Digital Procurement

Digital Transformation, Tecnologia e Sostenibilità sono leve imprescindibili per le aziende: innovazione è il principio che le accomuna.
Quale innovazione? Nel Procurement la Digital Transformation sta prendendo quota, soprattutto nelle grandi aziende, meno nelle PMI. Sembra però emergere spesso più rinnovamento tecnologico che un deciso impegno in progetti realmente innovativi che richiedono innanzitutto formazione, competenze specifiche, collaborazione e anche coraggio nell’affrontare un cambiamento, talvolta radicale, dei modi di operare: per esempio condivisione delle informazioni provenienti da fonti diverse tra le funzioni aziendali, networking di fornitori con relazioni più approfondite, strutturate e collaborative, monitoraggio in tempo reale costante e mirato di tutte le operazioni per individuare i punti deboli, le azioni correttive e nuove strategie per gli approvvigionamenti futuri. Sono necessari visione e impegno manageriale.
In questo scenario irrompono le nuove tecnologie: Cloud, Internet of Things, Robotics Process Automation, Blockchain, Data Analytics, Artificial Intelligence. Secondo diversi analisti la maggioranza dei CPO ritengono che le nuove tecnologie come l’Artificial Intelligence trasformeranno i loro modelli operativi nei prossimi 3 – 5 anni e avranno un impatto profondo. Sono destinate a provocare innovazioni ancora più dirompenti di quelle che ancora adesso faticano a essere realizzate e a rendere lo scenario ancora più complesso.


Artificial Intelligence: l’ingresso nel Procurement

Ci sono molte aspettative sull’Artificial Intelligence: per esempio una migliore visibilità su processi di acquisto, transazioni, quantità, costi, anomalie; comprensione delle tendenze di mercato e del rischio di acquisti innovativi; capacità di prendere decisioni strategiche più tempestive e consolidate.
Al momento il mercato del Procurement è poco maturo: le applicazioni di Artificial Intelligence sono ancora poche e su temi molto specializzati quali Smart Assistance, Chatbot, Contract Analytics. E’ ancora difficile misurare l’impatto sul valore finale prodotto da una nuova soluzione. A questo si aggiunge una carenza di dati. Purtroppo i dati disponibili per un’efficace utilizzo delle tecnologie di Intelligenza Artficiale sono ancora pochi, ma sono destinati ad aumentare grazie alla crescente diffusione delle piattaforme digitali di Procurement.
È opportuno che i CPO che intendono introdurre tecnologie e metodi di Artificial Intelligence procedano con prudenza e consapevolezza per cavalcare con sicurezza e con successo l’onda del cambiamento: individuare i casi d’uso di interesse prioritario e definire da subito obiettivi visibili e misurabili da raggiungere; sviluppare un percorso incrementale partendo da soluzioni per attività ripetitive o standardizzate, più adatte a essere automatizzate, e procedendo con sistemi dotati di crescenti capacità cognitive; capire le potenzialità, i limiti e il corretto impiego dei nuovi strumenti.


Use Case per l’Artificial Intelligence

Esempi di temi rilevanti e promettenti segnalati dagli analisti del mercato sono in una fase di “Innovation Trigger” (vedi Gartner).

Lo Strategic Sourcing è una delle aree che può trarre maggior beneficio. E’ costituita da diverse parti e richiede un approccio incrementale. Si parte dalla classificazione della spesa per analizzare le componenti di costo, le offerte e le prestazioni dei fornitori e per mettere in evidenza potenziali problemi nascosti, tutti elementi utili a valutare l’opportunità o stimare il rischio di continuare il rapporto commerciale con lo stesso fornitore. Dai siti specializzati si possono ottenere andamenti del mercato e benchmark che possono suggerire azioni da intraprendere e fornire informazioni utili a pianificare e simulare volumi di spesa o effetti di fluttuazioni dei prezzi dei materiali o dei tassi di cambio. Complessivamente si possono individuare punti deboli sui processi di Sourcing e fornire un supporto per le decisioni sulle azioni correttive.

L’Analisi della Spesa è considerata dai CPO uno dei temi di maggior interesse pratico perchè in grado di produrre un impatto immediato sul business. Analisi di tutte le componenti di spesa aziendale reale, inclusi ordini, eccezioni, modifiche di consegna e quantità, fatture, acquisti a catalogo e spese incontrollate, accedendo a diversi sistemi aziendali per analizzare, riconoscere, ripulire e classificare dati eterogenei provenienti da diverse applicazioni. Si ottiene una conoscenza più precisa sull’acquistato: cosa, da chi, con quale spesa, con quali prezzi. Si ricavano gli elementi utili per alimentare i successivi processi di Strategic Sourcing: pianificazioni accurate, definizione del budget di spesa costruita su solidi riferimenti di prezzi, identificazione di spazi di potenziale risparmio, creazione di una strategia sui fornitori e sui modelli di acquisto.

La Gestione dei Rischi è una priorità per i CPO. Sono già numerose le applicazioni in uso basate su tecnologie tradizionali. L’Artificial Intelligence può fornire un forte contributo con la sua capacità di elaborare dati storici di approvvigionamento per individuare gli eventi negativi, analizzarli per identificarne gli ambiti e le cause, collegarli con informazioni derivanti da fonti esterne e stimare il conseguente rischio.

La Qualificazione dei Fornitori è un processo molto frequente che richiede tempo e attività manuale. Si basa sulla sottomissione di rilevanti dati aziendali che vengono sottoposti a una valutazione manuale e soggettiva (a volte automatica). Si può creare efficienza: riduzione della mole dei dati richiesti al nuovo potenziale fornitore e maggiore sfruttamento di dati provenienti da altre fonti quali information provider e web, ricercandoli, ripulendoli e classificandoli. Si può migliorare la qualità: produzione di una valutazione automatica e più affidabile basata su modelli costruiti su data set, sempre più ampi grazie alla crescente diffusione delle piattaforme digitali di Procurement, di dati di qualificazione e di prestazione. Si può aumentare l’efficacia: identificazione dei parametri più rilevanti.


L’offerta di Digital Procurement

In questo scenario di cambiamento l’attenzione dei vendor di Digital Procurement, sia tecnologici che di consulenza, deve sapere essere contemporaneamente concentrata su come aiutare concretamente le aziende ad attuare in tempi certi un processo di Digital Transformation ormai indifferibile, e rivolta anche alle nuove tecnologie in arrivo. Questa è la strategia sposata da Niuma. Comprendere le dinamiche dei mercati e individuare, anche attraverso costanti attività di Ricerca e Sviluppo, le soluzioni che possono aiutare le imprese a cavalcare con successo l’onda della Digital Transformation. Ma guardare anche al futuro, con investimenti mirati e sperimentazioni su nuove tecnologie come l’Artificial Intelligence e la Blockchain, destinate a provocare innovazioni ancora più profonde e a creare nuove opportunità.

Ottobre 2019

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Giampiero Volpi
e-Procurement Analyst
Niuma