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Stefano Mazzola
Group Purchasing Director


Articolo pubblicato sulla rivista The Procurement

Gefran: il percorso strategico di creazione di una funzione acquisti corporate

Gefran è una multinazionale italiana, specializzata nella progettazione e nella produzione di sistemi e componenti per l’automazione e il controllo dei processi industriali.

L’azienda conta oggi oltre 700 dipendenti, di cui quasi 500 in Italia nelle sedi principali di Provaglio di Iseo e Gerenzano. Offre i suoi prodotti in diversi ambiti industriali nei settori della plastica, del trattamento termico, dell’idraulica mobile e del lift e opera sui principali mercati internazionali attraverso sei filiali produttive in Brasile, Cina, Germania, India, Svizzera e Stati Uniti, a cui si aggiungono le filiali commerciali di Francia, Regno Unito, Belgio, India, Singapore e Turchia.

La presenza globale, unita alla forte pressione competitiva, ha spinto Gefran alla decisione strategica di creare una funzione acquisti corporate che, a diretto riporto dell’amministratore delegato, potesse contribuire allo sviluppo e al raggiungimento degli obiettivi e dei target definiti nel business plan. È quindi iniziato un percorso di cambiamento organizzativo che si è articolato in tre momenti fondamentali: analisi dell’as-is, definizione del piano strategico e declinazione del piano in attività operative.



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La fase di analisi è stata il primo step di questo percorso e si è focalizzata sulla comprensione sia del business che dell’organizzazione. Sono i famosi “primi 100 giorni” in cui dimostrare capacità di ascolto e spirito collaborativo può fare la differenza.

In questa fase è importante parlare con tutti gli stakeholder per capire le priorità, le strategie e le esigenze delle diverse funzioni, comprendere quale sia l’aspettativa riposta nella funzione acquisti e anche identificare i problemi e i blocchi che non permettono un’azione efficace. È certamente un passaggio fondamentale anche per creare empatia, individuare le opportunità di intervento e iniziare a costruire una positiva reciproca collaborazione.

Per conoscere le modalità con le quali operava la funzione è stata quindi effettuata una mappatura dei diversi processi evidenziandone per ognuno ruoli e responsabilità dei diversi attori coinvolti. A questa è stata affiancata un’analisi esterna della base di fornitura e una interna dello speso declinato in tutte le sue componenti: acquisti diretti, indiretti, servizi e investimenti.

È con le informazioni e i dati raccolti in questa prima fase che si è potuti passare a quella successiva nella quale è stato costruito un piano strategico degli acquisti che fosse completamente in linea e coerente con gli obiettivi e le esigenze dell’azienda.

Il piano poggia su 5 pilastri:



  • 1. Obiettivi: sono i principi e le linee guida che orientano le decisioni e indicano le attività del team sia all’interno della funzione che nei rapporti con il resto dell’organizzazione;



  • 2. Governance dei sistemi e dei processi: definisce l’insieme di procedure, metodi e regole conformi alle normative e ai principi di auditing, che consente la gestione e il controllo delle attività operative correnti lungo tutto il ciclo passivo. Permette, estendendola a tutto il gruppo, coerenza di valutazione e facilità di coordinamento;



  • 3. Global sourcing e TCO: introduce una modalità completamente diversa attraverso cui effettuare gli acquisti, mediante un approccio cross-funzionale e una valutazione del risultato legato alla effettiva esigenza aziendale;



  • 4. Report e KPI: è il sistema di pochi indicatori chiari, misurabili e univoci mediante i quali tenere sotto controllo i risultati operativi. Il calcolo di questi indicatori è affidato al sistema gestionale che genera in automatico un pacchetto di reporting strutturato;



  • Sistemi ed e-Procurement: il sistema gestionale aziendale (SAP) è utilizzato e modificato quando e dove necessario con nuove implementazioni per dare corpo alle diverse attività e aiutare a rispettare i flussi definiti nei diversi processi. A esso è affiancata e integrata una piattaforma di e- Procurement (niumActive) grazie alla quale si possono effettuare in modo snello ed efficiente una serie di attività transazionali.

Il “cancello” che ha sancito il passaggio alla terza fase è stato l’approvazione e la condivisione del piano con tutto il resto dell’organizzazione.

In questa ultima parte è stato importante declinare i concetti strategici in piani operativi e specifiche attività, che potessero essere applicati da tutte le persone coinvolte nei diversi progetti.

Le chiavi vincenti sono state la condivisione totale di ogni singolo progetto con il team acquisti, che ha saputo interpretare e guidare il cambiamento, e la comunicazione chiara degli obiettivi e dei benefici che le diverse azioni avrebbero portato all’interno dell’organizzazione.

Solo con il coinvolgimento della ricerca e sviluppo, della qualità e dei sistemi informativi è stato possibile, per esempio, effettuare la completa ridefinizione delle categorie merceologiche di acquisto, condizione preliminare per poter classificare in modo omogeneo lo speso e identificare opportunità di sourcing e leverage fra le diverse unità produttive del gruppo.

Analogamente, sono stati concordati con i clienti interni obiettivi negoziali comuni. Questo ha fatto sì che ogni attività di acquisto sia ora misurata a costo totale. Il puro saving, sebbene rimanga una misura importante dell’azione svolta da parte degli acquisti, rappresenta solo uno degli elementi di valutazione complessiva.

Oggi il percorso del cambiamento non è concluso, ma la rotta è chiaramente tracciata. Le prossime tappe sono rivolte alle consociate, dove è già iniziata la progressiva introduzione delle nuove metodologie e sono stati estesi i principi Corporate, oltre all’ampliamento della piattaforma di e-procurement a cui verranno aggiunte nuove funzionalità per rendere il processo di acquisto ancora più integrato ed efficiente.

Settembre-Ottobre 2018
The Procurement

Intervista a Stefano Mazzola pubblicata sulla newsletter aziendale

GEFRAN sceglie la piattaforma di Niuma per una negoziazione strutturata, trasparente e tracciata

Gefran, multinazionale italiana specializzata nella progettazione e produzione di sistemi e componenti per l’automazione ed il controllo dei processi industriali, con oltre 700 collaboratori e 130 milioni di euro di fatturato si colloca nel panorama delle aziende medio - grandi del settore meccanico ed elettromeccanico. Quotata in Borsa dal 1998.
1) Quali sono state le esigenze e i principali obiettivi che hanno portato l’azienda a decidere di dotarsi di un software per la gestione del processo di acquisto?

La decisione di ricorrere ad una piattaforma è nata a valle della mappatura di tutti i processi di acquisto, che ha evidenziato una serie di attività a forte contenuto operativo e basso valore aggiunto. L’introduzione della piattaforma, in questa prima fase, è stata quindi pensata con l’obiettivo di automatizzare e rendere efficienti alcune attività operative, in particolare le richieste di quotazione e lo scambio documentale con i nostri fornitori. Da ultimo, ma non meno importante, lo strumento rappresenta una modalità operativa che garantisce trasparenza e tracciabilità di tutte le fasi negoziali, un aspetto di sicuro valore per un’azienda quotata in borsa come Gefran.

2) Quali sono i motivi principali che hanno portato alla scelta del Partner Niuma?

L’analisi dei nostri processi e dei nostri bisogni, ha reso da subito chiaro che, a prescindere dal partner tecnologico scelto, ci sarebbe stato bisogno di una forte personalizzazione della piattaforma. Partendo da questo assunto, abbiamo scelto chi ha garantito sin dalla fase di analisi la capacità e la volontà di seguire Gefran nelle scelte di customizzazione. Sotto questo punto di vista posso confermare di aver trovato un partner non solo molto flessibile, ma anche in grado di proporre soluzione operative efficaci e perfettamente rispondenti ai requisiti funzionali espressi.

3) Vi reputate soddisfatti e quali risultati si stanno raggiungendo con l’introduzione della piattaforma informatica niumActive?

Un primo risultato di cui siamo soddisfatti è la rapidità con cui lo strumento è stato progettato e reso operativo. Sebbene abbiamo iniziato ad utilizzare la piattaforma da poco tempo, abbiamo già potuto riscontrare dei benefici in termini di risparmio di tempo e facilità di gestione dei dati, sia in termini di preparazione/invio che di ricevimento e raccolta. Posso a tale proposito riportare a titolo di esempio la raccolta di certificazioni da parte dei nostri fornitori, lo scorso anno realizzata in 2 mesi, quest’anno in 3 settimane.

Giugno 2018